Come fare smart working?

lavorare da casa

Cos’è lo smart working

In questo momento emergenziale molte aziende sono costrette a chiudere, altre con fatica si affacciano al lavoro in modalità smart.
Nonostante si parli da tempo di lavoro agile, questa modalità è poco diffusa e le aziende sono impreparate o diffidenti. Di fronte ad un cambiamento e ad una conseguente nuova proposta, la risposta era sempre la stessa: “Noi abbiamo sempre fatto così…”, non proprio lungimirante, nonostante i provati benefici per azienda e lavoratore.
Con lo smart working è possibile gestire il lavoro senza che sia necessaria la presenza fisica dell’addetto in ufficio, grazie a una serie di strumenti hardware e software che permettono la condivisione di informazioni e processi.

Nelle aziende dell’ambito informatico, la filosofia dello smart working non è nuova. Sicuramente grazie alla natura stessa delle imprese è più facile garantire fluidità e quindi i vantaggi sia dal lato del datore di lavoro sia dei collaboratori.
Ma nella stragrande maggioranza delle aziende, anche in quelle in cui la modalità del lavoro agile sarebbe possibile, non c’è una preparazione informatica e manageriale adeguata.
Certamente non è semplice coordinare le varie attività da remoto, gli spazi, i tempi e le tecnologie, inoltre non tutti sono abituati a usare gli strumenti digitali.

Le soluzioni pratiche per lo smart working

L’emergenza del Coronavirus ha messo in evidenza le lacune tecnologiche del tessuto produttivo italiano è ha creato confusione sull’utilizzo e impiego delle varie piattaforme. Per cambiare passo, oltre all’informatica, serve innanzitutto sviluppare una nuova prospettiva, spostando il focus sugli obiettivi, unificando la comunicazione con un rinnovato spirito di intraprendenza.
Ma quali sono gli strumenti necessari?

1. Disponibilità effettiva degli strumenti di lavoro: hardware e software. É importante avere macchine affidabili e una buona connessione che permettano di lavorare senza interruzioni e con una buona velocità. Non è da sottovalutare la scelta dei principali software per la gestione del proprio lavoro.

2. Condividere: I cloud permettono di salvare e condividere i file con chiunque ne abbia l’accesso. Sono tante le soluzioni possibili e anche i giganti come Google e Microsoft hanno creato pacchetti per le aziende, ma ci sono anche soluzioni opensource di tutto rispetto, che permettono di condividere il lavoro in maniera semplice e sicura, di creare singoli documenti modificabili da un team ed essere in ordine con il GDPR.

3. Trasferire: Non tutto il lavoro in remoto si fa all’interno di un team che ha accesso allo stesso cloud e spesso è necessario inviare a clienti e collaboratori esterni file troppo pesanti per una mail. Esistono diversi sistemi, sia in versione gratuita sia in modalità pro, che permettono di trasferire file di grosse dimensioni, tra i più utilizzati Google Stream o Wetransfer.

3. Comunicare. Per comunicare in tempo reale annullando le distanze esistono numerosi strumenti con cui gestire chat tra singoli o con un intero team di lavoro come nel caso di Slack, particolarmente usato per la condivisione di progetti. Senza dimenticare Skype il più classico software per videochiamate. Esistono poi altre applicazioni che permettono facilmente di organizzare meeting in tempo reale come Zoom o Google Hangouts.

4. Gestione progetti e gestione orari: Il lavoro viene organizzato per obiettivi e non per orari. Per questo è fondamentale sapersi organizzare e pianificare le proprie attività, oltre che condividere costantemente lo stato dei processi con il team. Anche in questo caso ci sono diversi strumenti che vengono in aiuto, dai classici CRM, fino a soluzioni ideali per la gestione del processo, come Asana per gestire ed assegnare le task di lavoro e Trello.

Non è facile mettere insieme tutte queste competenze informatiche, per questo affidarsi a un’azienda esperta nella digitalizzazione d’impresa è il modo più veloce e semplice di iniziare a sfruttare tutti i vantaggi dello smart working.

Vertical offre già da tempo questo servizio alle aziende con cui collabora ed affianca le imprese del territorio nel processo di digitalizzazione aziendale anche e soprattutto in questo momento di difficoltà. Per saperne di più non esitare a contattarci.

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